Hankinnan ennakoitu arvo on keskeinen julkisiin hankintoihin liittyvä asia. Se vaikuttaa ensinnäkin siihen, tuleeko hankinta kilpailuttaa. Kilpailuttamisvelvollisuuden säätämisen tarkoituksena on mm. tehostaa julkisten varojen käyttöä ja edistää kilpailua markkinoilla. Ennakoidun arvon suuruus vaikuttaa myös siihen, miten laajasti hankinnasta täytyy ilmoittaa tarjoajille. Vaikka ennakoitua arvoa ei ole pakko ilmoittaa tarjouspyynnössä, hankintayksikön tulee kuitenkin arvioida se, jotta se voi valita lainmukaisen menettelytavan kynnysarvojen perusteella.
Tässä kirjoituksessa käyn läpi kynnysarvoja, ennakoidun arvon ilmoittamista ja ennakoidun arvon laskemista. Nämä pätevät tavallisimpiin tavara-, palvelu- ja urakkahankintoihin. Kirjoituksessa en käy läpi poikkeuksia, kuten SOTE-hankintoja tai julkisia käyttöoikeussopimuksia.
Ennakoidun arvon antama tieto tarjoajille
Ennakoitu arvo kertoo tarjoajille, missä euromääräisissä mittaluokissa hankintayksikön käsityksen mukaan hankinnassa liikutaan. Tämä on erityisen hyödyllistä hankittaessa monimutkaisia asioita kuten rakennusprojekteja tai tietojärjestelmiä. Jos ennakoitu arvo on matala, tarjoajat voivat suhteuttaa tarjoamansa ratkaisun siihen ja välttää liian monimutkaisen tai kyvykkään ratkaisun tarjoamista. Kärjistetysti, jos ennakoitu arvo vastaa mopoautoa, ei kannata tarjota katumaasturia, koska se ei todennäköisesti vastaa sitä mitä hankintayksikkö tavoittelee - tai ainakaan mistä hankintayksikkö on valmis maksamaan. Toki hankintayksikölle voi kuitenkin sattua lasku- tai arviovirheitä, mikä voi aiheuttaa ristiriitaa ennakoidun arvon ja tarjouspyynnön välille.
Kynnysarvot ja ennakoitu arvo
Hankinnan ennakoidun arvon laskemisen tarkoituksena on selvittää varsinkin se, täyttyvätkö hankintalainsäädännössä säädetyt kynnysarvot, eli kansalliset- tai EU-hankintojen kynnysarvot, vai jääkö hankinta pienhankinnaksi. Kynnysarvojen täyttyminen tai täyttymättä jääminen vaikuttaa siihen, mitä hankintasäännöksiä kilpailutukseen tulee soveltaa. Hankintalaki ei velvoita kilpailuttamaan pienhankintaa, eli hankintaa, jonka arvo jää kansallisenkin kynnysarvon alle. Hankintalaissa ja erityisalojen hankintalaissa on ilmoitettu kynnysarvot eri hankintalajeille, kuten palveluille ja rakennusurakoille.
Kansalliset kynnysarvot ylittävä hankinta tulee ilmoittaa kansallisella tasolla. EU-kynnysarvot täyttävä hankinta tulee ilmoittaa EU:n laajuisesti. Molempien ilmoittaminen tapahtuu HILMA-järjestelmässä.
Milloin ennakoitu arvo pitää ilmoittaa?
Hankintayksikkö saattaa miettiä, onko ennakoitu arvo pakko ilmoittaa. Näin ei ole, eli ennakoitua arvoa ei ole pakko ilmoittaa. Riittää, että arvo on laskettu ja selvitetty, mitä kynnysarvoa koskevaa sääntelyä tulee noudattaa. Ennakoidun arvon kuitenkin saa ilmoittaa, ja se on monesti suositeltavaakin tarjoajien mielenkiinnon herättämiseksi. Toisaalta, jos hankintayksikkö on epävarma hankinnan arvosta, voi olla hyödyllistä myös jättää euromääräinen arvo ilmoittamatta, jotta se ei tarpeettomasti nosta tulevien tarjousten arvoa.
Ennakoitu arvo tulee laskea ennen kilpailutusta, ja arvon tulee lähtökohtaisesti perustua hankintailmoituksen lähettämishetken arvoon. Jos hankinnan kohteena olevien hyödykkeiden hinta yllättäen muuttuu hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen siten, että korkeampi kynnysarvo täyttyy, tämä ei edellytä muutoksia, vaan alkuperäistä ennakoitua arvoa pidetään riittävänä. Tämä kuitenkin edellyttää, että hankintayksikkö on tehnyt arvion huolellisesti ja arvio on perusteltu.
Miten ennakoitu arvo lasketaan?
Pääsääntönä ennakoidun arvon laskemisessa on suurin mahdollinen arvonlisäveroton kokonaiskorvaus, joka kilpailutus mahdollisesti kustantaa hankintayksikölle. Jos hankinta koostuu osista, kaikkien osien arvo tulee huomioida. Arvioon tulee sisällyttää esimerkiksi optio- ja pidennysehdot sekä vaihtoehtoiset toteuttamistavat ja mahdolliset neuvottelumenettelyn aikana maksetut palkkiot.
Lopulta kyse on kuitenkin vain arviosta, eikä laki velvoita hankintayksikköä hankkimaan ulkopuolista apua arvion tekemiseksi. Riittää, että arvo on määritetty asianmukaisesti ja riittävän tarkasti. Määrittämiseen voi hyödyntää esimerkiksi aiempien hankintojen arvoa tai markkinavuoropuhelussa toimittajilta saatuja arvioita. Toisaalta, jos arvio on tehty perusteettomasti väärin ja se alittaa kansallisen tai EU-kynnysarvon, mutta saadut tarjoukset täyttävät korkeamman kynnysarvon, hankintamenettely tulee keskeyttää ja aloittaa alusta noudattaen kyseisen kynnysarvon edellyttämää sääntelyä.
Alla tarkempaa erittelyä ennakoidun arvon laskemisesta hankintalain 27 §:ään perustuen:
Arvoa laskettaessa tulee huomioida muun muassa
- Arvon perustuminen suurimpaan maksettavaan kokonaiskorvaukseen (ALV 0 %)
- Arvon tulee perustua ilmoittamisajankohtaan tai hankintamenettelyn alkamisajankohdan arvoon
- Ehdokkaille ja tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut tulee sisällyttää
- Mahdolliset optio- ja pidennysehdot tulee sisällyttää arvioon
- Rakennusurakassa tulee sisällyttää myös hankintayksikön toimittajalle käyttöön antamien tavaroiden ennakoitu kokonaisarvo, jos ne ovat välttämättömiä rakennusurakan toteuttamiseksi
- Jos hankinta toteutetaan samanaikaisesti erillisinä osina, kaikkien osien ennakoitu arvo on otettava huomioon ennakoitua kokonaisarvoa laskettaessa. Jos yhteenlaskettu kansallinen tai EU-kynnysarvo ylittyy, jokaisen osan hankinnassa on noudatettava tätä kynnysarvoa koskevaa sääntelyä.
Käyttöoikeussopimusten ja eräiden palveluhankintojen ennakoidun arvon laskemisesta on annettu erillistä sääntelyä (hankintalain 28 ja 29 §), jota en käy tässä läpi.
Mitä seuraa, jos ennakoitu arvo arvioidaan väärin
Alakanttiin arvioitu ennakoitu arvo voi johtaa siihen, että hankintayksikkö soveltaa todellisuudessa EU-kynnysarvot ylittävään kilpailutukseen kansallista kilpailutusta koskevaa sääntelyä, tai jättää soveltamatta kansallisia kynnysarvoja koskevaa sääntelyä kansalliset kynnysarvot ylittävään kilpailutukseen. Tämä tarkoittaa, että kilpailutuksessa ei ole tehty kaikkia tarpeellisia toimenpiteitä, ja kilpailutus täytyy keskeyttää ja tehdä uudestaan. Oikeuskäytännössä on runsaasti tapauksia, joissa EU-kynnysarvot todellisuudessa ylittävästä hankinnasta ei ole julkaistu EU-hankintailmoitusta, ja markkinaoikeus tai korkein hallinto-oikeus on kieltänyt hankinnan toteuttamisen puutteellisen kilpailutuksen vuoksi.
Liian korkeaksi arvioitu ennakoitu arvo ei sen sijaan ole ongelma, vaan kyse on lähinnä siitä, että hankintayksikkö on tehnyt ylimääräistä työtä, sillä korkeampaa kynnysarvoa sovellettaessa hankintamenettelyltä vaaditut edellytykset ovat laajemmat.
Hankintayksikkö saa kuitenkin myös tietoisesti valita noudattaa korkeampaa kynnysarvoa koskevia säännöksiä. Näin se voi esimerkiksi epävarmassa tilanteessa varmistaa, että kynnysarvoista ei tule ongelmia myöhemmin. Kannattaa huomioida, että jos ennakoitu arvo jää vain hieman kynnysarvon alle, kyseistä kynnysarvoa koskevaa sääntelyä kannattaa silti soveltaa, koska mikäli arviointi on tehty virheellisesti, arviota saatetaan pitää tuomioistuimessa liian matalana ja näin ollen hankintamenettelyä virheellisenä.
Lopuksi
Ennakoidun arvon määrittäminen on keskeinen toimenpide hankintamenettelyssä. Se vaikuttaa erityisesti kynnysarvoihin ja niistä seuraavan sääntelyn noudattamiseen, mutta myös informoi toimittajia hankintayksikön odotuksista. Toisaalta ennakoidun arvon euromääräistä arvoa ei ole pakko ilmoittaa, ja toisinaan sitä ei edes kannata hankintayksikön näkökulmasta tehdä.
Lue lisää kirjoituksiamme julkisista hankinnoista:
OTM (väitöskirjatutkija), FM (tietojenkäsittely), HHJ
Luvan saanut oikeudenkäyntiavustaja
Lakitoimisto KPF
050 5338 295
Comments