Sekä juristina että tilintarkastajana saan usein kysymyksiä pöytäkirjojen tekemisestä takautuvasti. Pöytäkirjat tehdäänkin yleensä vain yhtiön omaan käyttöön, eikä niitä näe kukaan muu yhtiön ulkopuolinen, pois lukien kirjanpitäjä ja tilintarkastaja. Tästä huolimatta suhtaudun pöytäkirjojen tekemiseen takautuvasti usein hyvin pidättyväisesti, koska joissain tapauksissa takautuvasta pöytäkirjasta voi aiheutua hyvinkin vakavia seurauksia. Käyn tässä blogikirjoituksessa läpi sitä, milloin pöytäkirja on laillista tehdä takautuvasti, ja mitä seurauksia laittomasti takautuvasti tehdystä pöytäkirjasta voi aiheutua.
Osakeyhtiön pöytäkirjat
Osakeyhtiössä tehdään kahdenlaisia pöytäkirjoja. Yhtiökokouspöytäkirjan sääntely on osakeyhtiölain 5-luvussa. Tämän luvun 23 §:n mukaan:
”[Yhtiökokouksen] Puheenjohtajan on huolehdittava pöytäkirjan laatimisesta. Pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Puheenjohtajan ja yhden pöytäkirjan tarkastajaksi valitun on allekirjoitettava pöytäkirja. Ääniluettelo otetaan tai liitetään kokouksen pöytäkirjaan. Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla.
Pöytäkirja on viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta pidettävä yhtiön pääkonttorissa tai Internet-verkkosivuilla osakkeenomistajien nähtävänä ja siitä on toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkeenomistajalle. Osakkeenomistajalla on oikeus saada jäljennös pöytäkirjan liitteistä korvattuaan yhtiön kulut.”
Jos osakkeenomistajat tekevät päätöksen pitämättä yhtiökokousta, myös tästä on laadittava pöytäkirja osakeyhtiölain 5:1 §:n mukaan:
”Osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa.
Osakkeenomistajat voivat 1 momentin estämättä yhtiökokousta pitämättä yksimielisinä päättää yhtiökokoukselle kuuluvasta asiasta. Päätös on kirjattava, päivättävä, numeroitava ja allekirjoitettava. Jos yhtiössä on useampia kuin yksi osakkeenomistaja, vähintään kahden heistä on allekirjoitettava päätös. Kirjattuun päätökseen sovelletaan muuten, mitä yhtiökokouksen pöytäkirjasta säädetään.”
Hallituksen kokouksen pöytäkirjaa koskeva sääntely taas on osakeyhtiölain 6:6 §:ssä:
”Hallituksen kokouksesta on laadittava pöytäkirja, jonka allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja, jos hallitukseen kuuluu useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen. Hallituksen jäsenellä ja toimitusjohtajalla on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi pöytäkirjaan. Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla.”
Jos päätös tehdään pitämättä kokousta, myös tästä on tehtävä pöytäkirja osakeyhtiölain 6:3 §:n toisen momentin mukaan:
”Hallitus on päätösvaltainen, kun paikalla on yli puolet jäsenistä, jollei yhtiöjärjestyksessä edellytetä suurempaa määrää. Määrä lasketaan valituista hallituksen jäsenistä. Määrää laskettaessa esteellisten jäsenten ei katsota olevan paikalla. Päätöstä ei saa tehdä, ellei kaikille hallituksen jäsenille ole mahdollisuuksien mukaan varattu tilaisuutta osallistua asian käsittelyyn. Jos hallituksen jäsen on estynyt, tilaisuus on varattava varajäsenelle. Jos päätös tehdään pitämättä kokousta, päätös on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä kuten hallituksen kokouksen pöytäkirjasta 6 §:ssä säädetään.”
Jos pöytäkirjat jätetään tekemättä, voi tästä seurata yhtiökokouksen puheenjohtajalle tai hallituksen jäsenelle vahingonkorvausvastuu. Jos yhtiökokouksen pöytäkirja jätetään tekemättä, voi yhtiökokouksen puheenjohtaja tuomita myös sakkorangaistukseen osakeyhtiörikkomuksesta.
Laillinen ja laiton takautuva pöytäkirja
Pöytäkirja saadaan aina tehdä takautuvasti, jos se kuvaa jo tehtyä päätöstä. Jos hallitus, ainoa osakkeenomistaja tai osakkeenomistajat yksimielisesti ovat päättäneet jotain, tulee tästä tehdä pöytäkirja. Jos tätä pöytäkirjaa ei ole kuitenkaan tehty, saadaan asia korjata tekemällä se takautuvasti. Tällainen tilanne voidaan esimerkiksi huomata tilintarkastuksen aikana. Erityisen yleisiä nämä ovat yhden osakkeenomistajan yhtiössä, jossa ainoa osakkeenomistaja saa tehdä esimerkiksi varojenjakopäätöksiä pitämättä yhtiökokousta. Joissain tapauksissa näistä voi jäädä tekemättä pöytäkirja, mikä voidaan korjata myöhemmin.
Pöytäkirja on sen sijaan laitonta tehdä takautuvasti, jos kyseistä päätöstä ei tosiasiassa ole tehty, tai pöytäkirja kirjataan tietoisesti väärälle päivämäärälle. Näin toimimiseen voi olla useita syitä, usein varojenjakoon tai vero-optimointiin liittyen. Joissain tapauksissa haitallisia veroseuraamuksia pyritään välttämään tekemällä takautuvia varojenjakopäätöksiä edelliselle tilikaudelle, jotta vältetään esimerkiksi osakaslainan verotus.
Tällainen toiminta on laitonta kahdella tavalla. Ensinnäkin nämä päätökset eivät ole yhtiöoikeudellisesti päteviä, sillä käsillä voi joko päätöksen pätemättömyys, mitättömyys tai olemattomuus. En nyt käsittele näiden eroja sen laajemmin, mutta totean, että tällaiseen takautuvasti tehtyyn päätökseen jälkeenpäin esimerkiksi riita-asiassa vetoava on hyvin heikossa asemassa.
Toinen merkittävämpi ongelma seuraa kuitenkin rikoslaista. Käsittelen näitä seuraavaksi.
Väärennös, kirjanpitorikos ja veropetos
Rikoslain 33:1 § sisältää väärennöksen tunnusmerkistön:
”Joka valmistaa väärän asiakirjan tai muun todistuskappaleen tai väärentää sellaisen käytettäväksi harhauttavana todisteena taikka käyttää väärää tai väärennettyä todistuskappaletta tällaisena todisteena, on tuomittava väärennyksestä sakkoon tai vankeuteen enintään kahdeksi vuodeksi.
Yritys on rangaistava.”
Tässä tapauksessa “todistuskappale” tarkoittaa kaikkia asioita, joilla voidaan osoittaa jokin seikka. Pöytäkirjoja tehdään takautuvasti käytännössä vain tähän tarkoitukseen eli jonkin seikan osoittamiseen. Pöytäkirjoilla pyritään osoittamaan jotain jollekulle, vähintään tilintarkastajalle. Kiinnisjäämistilannetta ajatellen tämä on lievin väärennetystä takautuvasta pöytäkirjasta aiheutuva seuraus. Vakavampia seurauksia aiheutuu, jos pöytäkirjat tehdään takautuvasti pitäen silmällä verotusta. Jos pöytäkirjan kohteena olevaa päätöstä ei tosiasiassa ole tehty, se ei saa myöskään yhtiöoikeudellista pätevyyttä eikä siihen voi vedota verotuksessa. Jos näin kuitenkin tehdään, käsillä on rikoslain 29:1 §:ssä tarkoitettu veropetos:
”Joka
1) antamalla viranomaiselle verotusta varten väärän tiedon veron määräämiseen vaikuttavasta seikasta,
2) salaamalla verotusta varten annetussa ilmoituksessa veron määräämiseen vaikuttavan seikan,
3) veron välttämistarkoituksessa laiminlyömällä verotusta varten säädetyn velvollisuuden, jolla on merkitystä veron määräämiselle, tai
4) muuten petollisesti,
aiheuttaa tai yrittää aiheuttaa veron määräämättä jättämisen tai sen määräämisen liian alhaiseksi taikka veron aiheettoman palauttamisen, on tuomittava veropetoksesta sakkoon tai vankeuteen enintään kahdeksi vuodeksi.”
Veropetos toteutuu 1-kohdan mukaisesti, kun jätetään veroilmoitus, joka on tehty takautuvasti tehdyn yhtiöoikeudellisen toimen nojalla. Tämän lisäksi ”kaupan päälle” saadaan osakeyhtiön tapauksessa myös rikoslain 30:9 §:n mukainen kirjanpitorikos, koska verotusta varten takautuvasti tehdyt yhtiöoikeudelliset toimet aiheuttavat vaikutuksia myös kirjanpitoon. Kirjanpitorikoksen tunnusmerkistö on seuraava:
”Jos kirjanpitovelvollinen, tämän edustaja, kirjanpitovelvollisessa oikeushenkilössä tosiasiallista määräysvaltaa käyttävä tai se, jonka tehtäväksi kirjanpito on toimeksiannolla uskottu,
1) laiminlyö liiketapahtumien kirjaamista tai tilinpäätöksen laatimista vastoin kirjanpitolainsäädännön mukaisia velvollisuuksia,
2) merkitsee kirjanpitoon vääriä tai harhaanjohtavia tietoja taikka
3) hävittää, kätkee tai vahingoittaa kirjanpitoaineistoa
ja siten vaikeuttaa oikean ja riittävän kuvan saamista kirjanpitovelvollisen toiminnan tuloksesta tai taloudellisesta asemasta, hänet on tuomittava kirjanpitorikoksesta sakkoon tai vankeuteen enintään kahdeksi vuodeksi.”
Takautuvan pöytäkirjan perusteella tehty kirjanpito on 2-kohdan mukaisesti tehty merkitsemällä kirjanpitoon vääriä tietoja.
Yhteenveto
Pöytäkirjojen tekemiseen takautuvasti kannustetaan usein, kun pyritään estämään epämieluisia veroseurauksia. Suhtaudun tähän oikeudellisena avustajana ja tilintarkastajana hyvin pidättyväisesti, enkä kehota omia asiakkaitani toimimaan näin. Jos pöytäkirja on tehty takautuvasti, erityisesti jos se tehdään takautuvasti verotussyistä, voi tästä aiheutua hyvinkin epämiellyttäviä seurauksia asiakkaalle. Olen avustanut asiakkaita useissa talousrikosoikeudenkäynneissä, joissa tekoja on pyritty peittelemään muun ohella takautuvasti tehdyillä pöytäkirjoilla päätöksistä, joita ei tosiasiassa tehty pöytäkirjaan merkittynä päivänä.
Korostan kuitenkin, että jos päätös on tosiasiassa tehty, tulee siitä tehdä pöytäkirja, vähintään takautuvasti. Tämä tulee toki päivätä päätöksentekopäivään, mutta pieni virhe päiväyksessä on huomattavasti vähemmän vakava seikka kuin pöytäkirjan tekemättä jättäminen. Tällaisten pöytäkirjojen tekemiseen kannustan usein hyvinkin vahvasti.
Lue lisää liikejuridiikkakirjoituksiamme:
OTT, KTM (Laskentatoimi ja yritysjuridiikka, väitöskirjatutkija), DI (Tuotantotalous)
KHT-tilintarkastaja
Luvan saanut oikeudenkäyntiavustaja
Lakimies, toimitusjohtaja
Lakitoimisto KPF
044 9755 196
Comments