Olen viime viikkoina käynyt useita keskusteluja osakeyhtiön pöytäkirjojen oikeutta luovasta vaikutuksesta. Erinäisissä ammattikunnissa elää sitkeitä käsityksiä siitä, että jos pöytäkirjaa ei ole olemassa niin silloin ei ole päätöstäkään, tai että osakeyhtiölain mukaisia päätöksiä ei olisi olemassa ilman pöytäkirjaa. Usein esitetään myös, että tietyt toimet, kuten varojenjako, olisivat laittomia ilman pöytäkirjaa. Käyn tässä blogikirjoituksessa läpi, millä tavalla pöytäkirjat luovat oikeutta ja mikä niiden merkitys muiden toimien laillisuuden kannalta oikeastaan on. Olen aiemmin kirjoittanut pöytäkirjan tekemisestä takautuvasti, sen kirjoituksen löydät tästä.
Osakeyhtiölain päätöksentekoelimet ja pöytäkirjat
Osakeyhtiössä keskeisiä ovat kolmenlaiset päätökset:
1) osakeyhtiön hallituksen tekemät päätökset
2) varsinaisen ja ylimääräisen yhtiökokouksen päätökset
3) osakkeenomistajien yksimieliset päätökset.
Hallitus
Osakeyhtiön hallituksen osalta päätöksenteon sääntely on osakeyhtiölain 6:3 §:ssä:
”Hallituksen päätökseksi tulee enemmistön mielipide, jollei yhtiöjärjestyksessä edellytetä määräenemmistöä. Jos äänet menevät tasan, ratkaisee puheenjohtajan ääni. Jos äänet menevät puheenjohtajan vaalissa tasan, eikä hallitusta valittaessa tai yhtiöjärjestyksessä ole määrätty muuta, vaali ratkaistaan arvalla.
Hallitus on päätösvaltainen, kun paikalla on yli puolet jäsenistä, jollei yhtiöjärjestyksessä edellytetä suurempaa määrää. Määrä lasketaan valituista hallituksen jäsenistä. Määrää laskettaessa esteellisten jäsenten ei katsota olevan paikalla. Päätöstä ei saa tehdä, ellei kaikille hallituksen jäsenille ole mahdollisuuksien mukaan varattu tilaisuutta osallistua asian käsittelyyn. Jos hallituksen jäsen on estynyt, tilaisuus on varattava varajäsenelle. Jos päätös tehdään pitämättä kokousta, päätös on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä kuten hallituksen kokouksen pöytäkirjasta 6 §:ssä säädetään.”
Hallituksen pöytäkirjan sääntely taas on 6:6 §:ssä:
”Hallituksen kokouksesta on laadittava pöytäkirja, jonka allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja, jos hallitukseen kuuluu useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen. Hallituksen jäsenellä ja toimitusjohtajalla on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi pöytäkirjaan. Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla.”
Hallitus voi siis tehdä päätöksiä joko kokouksessa tai pitämättä kokousta. Molemmissa tapauksissa hallituksen tulee kuitenkin laatia pöytäkirja, josta tulee käydä ilmi mm. mitä päätettiin ja ketkä osallistuivat päätöksentekoon.
Yhtiökokous
Yhtiökokouksen osalta päätöksentekosääntö on selkeä, osakeyhtiölain 5:1 §:n mukaan:
”Osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa.”
Pöytäkirjaa koskeva sääntely taas on osakeyhtiölain 5:22 §:ssä:
”Puheenjohtajan on huolehdittava pöytäkirjan laatimisesta. Pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Puheenjohtajan ja yhden pöytäkirjan tarkastajaksi valitun on allekirjoitettava pöytäkirja. Ääniluettelo otetaan tai liitetään kokouksen pöytäkirjaan.
Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla.
Pöytäkirja on viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta pidettävä yhtiön
pääkonttorissa tai Internet-verkkosivuilla osakkeenomistajien nähtävänä ja siitä on toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkeenomistajalle. Osakkeenomistajalla on oikeus saada jäljennös pöytäkirjan liitteistä korvattuaan yhtiön kulut.”
Myös yhtiökokouspöytäkirja tulee laatia kaikista varsinaisen ja ylimääräisen yhtiökokouksen päätöksistä.
Osakkeenomistajien yksimielinen päätös
Osakkeenomistajat voivat yksimielisinä tehdä päätöksen pitämättä yhtiökokousta. Tätä koskeva säännös on osakeyhtiölain 5:1 §:ssä:
”Osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa.
Osakkeenomistajat voivat 1 momentin estämättä yhtiökokousta pitämättä yksimielisinä päättää yhtiökokoukselle kuuluvasta asiasta. Päätös on kirjattava, päivättävä, numeroitava ja allekirjoitettava. Jos yhtiössä on useampia kuin yksi osakkeenomistaja, vähintään kahden heistä on allekirjoitettava päätös. Kirjattuun päätökseen sovelletaan muuten, mitä yhtiökokouksen pöytäkirjasta säädetään.”
Pykälän viimeisen lauseen mukaisesti päätöksestä on laadittava samanlainen pöytäkirja. Tämän lisäksi osakeyhtiölain 13:6 §:ssä on erityissäännös osakkeenomistajien oikeudesta yksimielisellä päätöksellä jakaa varoja:
”Varojen jakamisesta päätetään yhtiökokouksessa. Yhtiökokouskutsusta sekä kokousasiakirjoista, niiden nähtävänä pitämisestä ja lähettämisestä säädetään 5 luvun 18–22 §:ssä. Yhtiökokous saa päättää jakaa hallituksen ehdottamaa tai hyväksymää määrää enemmän vain, jos se on 7 §:n tai yhtiöjärjestyksen mukaan siihen velvollinen.
Yhtiökokouksen päätöksellä, jossa määrätään jaon enimmäismäärä, voidaan myös valtuuttaa hallitus päättämään osingon jakamisesta tai varojen jakamisesta vapaan oman pääoman rahastosta. Valtuutus voi olla voimassa enintään seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen alkuun.
Päätöksessä on mainittava jaon määrä ja se, mitä varoja jakoon käytetään.
Vapaata omaa pääomaa voidaan kaikkien osakkeenomistajien suostumuksella jakaa myös muulla kuin 1 §:n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla tai muuten kuin osakkeenomistuksen suhteessa, jollei yhtiöjärjestyksestä johdu muuta.”
Varojenjakopäätöksestä on siis tehtävä erillisiä pöytäkirjamerkintöjä.
Tämän lisäksi myös ainoan osakkeenomistajan ja yhtiön välisen sopimuksen osalta on erityinen pöytäkirjasäännös osakeyhtiölain 6:16 §:ssä:
”Sellainen yhtiön ja sen ainoan osakkeenomistajan välinen sopimus tai sitoumus, joka ei kuulu yhtiön tavanomaiseen liiketoimintaan, on merkittävä tai liitettävä hallituksen kokouksen pöytäkirjaan.”
Hallituksen päätöksen pätevyys
Hallituksella on osakeyhtiölain 6:2 §:n mukaisesti niin sanottu yleistoimivalta:
”Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä (yleistoimivalta). Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.
Hallitus tai hallituksen jäsen ei saa noudattaa yhtiökokouksen, hallintoneuvoston tai hallituksen tekemää päätöstä, joka on tämän lain tai yhtiöjärjestyksen vastaisena pätemätön.”
Hallituksen yleistoimivalta tarkoittaa, että hallitukselle kuuluvat kaikki sellaiset päätökset, mitä ei erikseen ole merkitty muiden tahojen tehtäväksi. Tämän vuoksi hallituksella on myös laaja oikeus tehdä päätöksiä ilman, että osakkeenomistajat voivat haastaa niitä. Osakeyhtiölain 21:3 § sisältää tyhjentävästi tilanteet, joissa hallituksen päätös on mitätön:
”Jos hallituksen yhtiökokoukselle kuuluvassa asiassa valtuutuksen nojalla tekemä päätös on sellainen kuin 2 §:n 1 momentin 2–4 kohdassa säädetään, siihen sovelletaan, mitä yhtiökokouksen vastaavasta päätöksestä säädetään.”
Nämä mainitut kohdat 2-4 kuuluvat:
”2) päätökseen vaaditaan 5 luvun 29 §:n 1 tai 2 momentissa tarkoitettu osakkeenomistajan suostumus, jota ei ole saatu;
3) päätös on selvästi 1 luvun 7 §:ssä tarkoitetun yhdenvertaisuusperiaatteen vastainen eikä 5 luvun 29 §:n 3 momentissa tarkoitettua osakkeenomistajan suostumusta ole saatu; taikka
4) päätöstä ei olisi lain mukaan saanut tehdä edes kaikkien osakkeenomistajien suostumuksella.”
Käytännössä hallituksen päätökset voivat olla mitättömiä vain silloin, jos osakkeenomistajien oikeuksia on loukattu vakavasti, tai on rikottu osakeyhtiölain ehdottomia kieltoja, kuten kieltoa jakaa varoja oman pääoman ylittäviltä määrin. Muissa tapauksissa hallituksen päätökset eivät ole mitättömiä tai pätemättömiä, ja osakkeenomistajan ainoa suojakeino on vaihtaa hallitus tai vaatia hallitukselta vahingonkorvausta.
Hallituksen osalta voidaankin johtopäätöksenä todeta, että hallituksen päätökset ovat päteviä riippumatta siitä, tehdäänkö pöytäkirjaa. Pöytäkirjan tekemättä jättäminen toki tarkoittaa, että hallitus on rikkonut osakeyhtiölakia. Tämä ei kuitenkaan tee itse päätöksestä pätemätöntä, mutta voi toki vaikuttaa hallituksen vahingonkorvausvastuuseen.
Yhtiökokouksen ja osakkeenomistajien päätöksen pätemättömyys
Yhtiökokouksen osalta osakkeenomistajille on annettu huomattavasti laajemmat oikeudet haastaa päätös tuomioistuimessa. Pätemättömyyttä koskevan moitekanteen sääntely on osakeyhtiölain 21:1 §:ssä:
”Osakkeenomistaja voi moittia yhtiökokouksen päätöstä yhtiötä vastaan ajettavalla kanteella, jos:
1) asian käsittelyssä ei ole noudatettu menettelyä koskevia tämän lain säännöksiä tai yhtiöjärjestyksen määräyksiä ja virhe on voinut vaikuttaa päätöksen sisältöön tai muuten osakkeenomistajan oikeuteen; taikka
2) päätös on muuten tämän lain tai yhtiöjärjestyksen vastainen.
Moitekanne on nostettava kolmen kuukauden kuluessa päätöksen tekemisestä. Jollei kannetta nosteta määräajassa, päätöstä pidetään pätevänä.”
Tältäkin osin pöytäkirjalla ei ole vaikutuksia päätöksen pätevyyteen. Pykälän
ensimmäisessä kohdassa viitataan asian käsittelyyn, joka voi vaikuttaa päätöksen sisältöön tai osakkeenomistajan oikeuteen. Tämä kohta soveltuukin päätöstä edeltävään yhtiökokousmenettelyyn. Pykälän toinen kohta taas liittyy itse päätökseen, ei menettelyyn. Tältäkään osin ei viitata pöytäkirjaan. Pöytäkirjan puuttuminen ei siis vaikuta yhtiökokouksen päätöksen pätevyyteen.
Pöytäkirjan puuttuminen ei myöskään tee päätöksestä mitätöntä osakeyhtiölain 21:2 §:n mukaan:
”Edellä 1 §:n 1 momentissa tarkoitettu yhtiökokouksen päätös on mitätön, jos:
1) kokoukseen ei ole toimitettu kutsua taikka kokouskutsua koskevia säännöksiä tai määräyksiä on olennaisesti rikottu;
2) päätökseen vaaditaan 5 luvun 29 §:n 1 tai 2 momentissa tarkoitettu osakkeenomistajan suostumus, jota ei ole saatu;
3) päätös on selvästi 1 luvun 7 §:ssä tarkoitetun yhdenvertaisuusperiaatteen vastainen eikä 5 luvun 29 §:n 3 momentissa tarkoitettua osakkeenomistajan suostumusta ole saatu; taikka
4) päätöstä ei olisi lain mukaan saanut tehdä edes kaikkien osakkeenomistajien suostumuksella.
Tällaiseen päätökseen ei sovelleta, mitä 1 §:n 2 momentissa säädetään moitekanteen nostamisesta määräajassa. Sulautumis-, jakautumis- tai siirtopäätöstä koskevaa kannetta ei kuitenkaan voida nostaa, kun yli kuusi kuukautta on kulunut sulautumisen, jakautumisen tai kotipaikan siirron rekisteröimisestä.”
Myöskään mitättömyyden osalta ei mainita mitään pöytäkirjasta, vaan mitättömyystilanteet rajautuvat sellaisiin tapauksiin, joissa osakkeenomistajan oikeutta on loukattu vakavasti.
Yhteenveto
Pöytäkirjan tekemisellä tai tekemättä jättämisellä ei ole vaikutusta päätöksen pätevyyteen. Osakeyhtiön johto tai osakkeenomistajat voivat tehdä päätöksiä tekemättä pöytäkirjaa. Tällöin he toki rikkovat osakeyhtiölakia siltä osin, että pöytäkirja jää tekemättä. Tällainen seikka ei kuitenkaan vaikuta päätöksen pätevyyteen, vaan lähinnä osapuolten vahingonkorvausvastuuseen, jos asiaa joudutaan myöhemmin selvittämään tuomioistuinmenettelyssä. Jos pöytäkirjaa ei ole tehty, voi olla hankala osoittaa, mitä on päätetty, ketkä ovat päättäneet ja millä perusteilla päätös on tehty.
Lue lisää liikejuridiikkakirjoituksiamme:
OTT, KTM (Laskentatoimi ja yritysjuridiikka, väitöskirjatutkija), DI (Tuotantotalous)
KHT-tilintarkastaja
Luvan saanut oikeudenkäyntiavustaja
Lakimies, tilintarkastaja
Lakitoimisto KPF
044 9755 196
Comments